Khi công ty có từ vài máy tính trở lên, câu hỏi gần như chắc chắn sẽ xuất hiện: ai lo phần IT? Giao cho một nhân viên “rành máy tính” kiêm nhiệm, tuyển hẳn một người IT, hay thuê dịch vụ bên ngoài? Bài viết này giúp bạn cân nhắc dựa trên thực tế vận hành của doanh nghiệp nhỏ và vừa.
1. Khối lượng công việc IT thực tế là bao nhiêu?
Với văn phòng dưới khoảng 30 máy, công việc IT thường gồm:
- Xử lý sự cố lặt vặt: máy chậm, máy in lỗi, mất mạng, quên mật khẩu.
- Cài đặt máy cho nhân viên mới, cập nhật phần mềm.
- Bảo trì định kỳ, sao lưu dữ liệu.
- Thỉnh thoảng có dự án lớn hơn: chuyển văn phòng, lắp camera, nâng cấp mạng.
Phần lớn thời gian là việc nhỏ nhưng cần người xử lý nhanh, xen kẽ những việc lớn cần chuyên môn sâu. Đây chính là điểm khó khi chỉ có một nhân sự.
2. So sánh hai phương án
| Tiêu chí | Tuyển IT nội bộ | Thuê dịch vụ IT |
|---|---|---|
| Chi phí | Lương, bảo hiểm, thưởng, thiết bị làm việc – cố định hàng tháng | Phí dịch vụ theo gói, điều chỉnh theo quy mô |
| Phạm vi kiến thức | Phụ thuộc năng lực một người | Có cả đội với nhiều chuyên môn (mạng, camera, máy chủ…) |
| Có mặt tại chỗ | Luôn có mặt trong giờ làm | Hỗ trợ từ xa ngay, đến tận nơi khi cần |
| Khi nhân sự nghỉ | Gián đoạn, phải tuyển và bàn giao lại | Không gián đoạn – đơn vị dịch vụ chịu trách nhiệm |
| Quản lý | Doanh nghiệp tự quản lý, đánh giá | Phạm vi và trách nhiệm ghi rõ trong hợp đồng |
3. Khi nào nên tuyển IT nội bộ?
- Doanh nghiệp có nhiều máy, nhiều hệ thống nội bộ cần người túc trực cả ngày.
- Có phần mềm nghiệp vụ đặc thù cần người hiểu sâu quy trình riêng.
- Ngân sách đủ để tuyển người có kinh nghiệm và giữ chân lâu dài.
Ngay cả khi đã có IT nội bộ, nhiều doanh nghiệp vẫn thuê thêm dịch vụ cho các mảng chuyên sâu hoặc khi quá tải.
4. Khi nào thuê dịch vụ IT là hợp lý?
- Văn phòng, cửa hàng, nhà xưởng quy mô nhỏ và vừa.
- Muốn chi phí rõ ràng, dự toán được thay vì gọi thợ từng lần.
- Không muốn phụ thuộc vào một cá nhân.
- Cần người tư vấn khi đầu tư thiết bị, nâng cấp hệ thống.
5. Lưu ý khi chọn đơn vị dịch vụ IT
- Phạm vi rõ ràng: hỗ trợ những gì, bao nhiêu lần, có tính phí phát sinh không.
- Cách tiếp nhận và thời gian phản hồi được ghi trong hợp đồng.
- Có hỗ trợ tận nơi trong khu vực của bạn hay chỉ hỗ trợ từ xa.
- Bảo mật dữ liệu: cam kết không truy cập ngoài phạm vi công việc.
- Bàn giao tài liệu: sơ đồ mạng, danh sách tài khoản quản trị phải thuộc về doanh nghiệp.
Kết luận
Không có phương án đúng cho tất cả. Hãy bắt đầu từ khối lượng công việc thực tế và ngân sách của bạn. Nếu còn phân vân, một buổi khảo sát hiện trạng sẽ giúp bạn thấy rõ hệ thống đang cần gì.
Lê Duy Solutions sẵn sàng khảo sát và tư vấn – xem dịch vụ IT Service Desk và các gói giải pháp.
